BIỂU MẪU TÀI LIỆU

Trong sự phát triển vũ bão của chuyển đổi số và tình hình dịch bệnh hiện nay, các công ty cần quản lý việc chia sẽ và sử dụng tài liệu một cách an toàn, hiệu quả thay vì sử dụng và tra cứu tài liệu truyền thống như trước đây. Bài viết này sẽ chỉ ra 4 tiêu chí quan trọng nhất để lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp với doanh nghiệp.

I. Phần mềm quản lý tài liệu là gì?

Là phần mềm dùng để sắp xếp, lưu trữ tài liệu và cải thiện năng suất của doanh nghiệp trong việc tạo lập thông báo và công văn nội bộ dưới dạng kỹ thuật số (các bản mềm). Qua đó, các tài liệu hồ sơ của doanh nghiệp được quản lý ở cùng một chỗ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, thời gian và công sức của người quản lý.

  II. 4 tiêu chí tốt nhất để lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu

1. Có sẵn hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học

 Mục đích của phần mềm chính là giúp tài liệu trong doanh nghiệp bạn luôn được dễ dàng định vị và tìm kiếm. Vì vậy, hãy chọn một phần mềm mà văn bản của bạn được sắp xếp logic, tự động đính kèm với tất cả thông tin liên quan (như thời gian tạo, ngày tạo, trạng thái văn bản,...) mà bất kỳ bạn hay nhân viên đều hiểu ngay lập tức khi nhìn vào. Có nhiều kiểu phân loại văn bản khác nhau như phân chia theo phòng ban, theo người ban hành, theo lĩnh vực nội dung,... tuỳ thuộc vào thiết kế của nhà cung cấp.

 Phần mềm cần phát triển tính năng tìm kiếm và bộ lọc đến một mức nhất định, ít nhất có thể hỗ trợ bạn tìm kiếm một văn bản bất kỳ hoặc lọc ra tất cả các hồ sơ có liên quan đến cá nhân.

   2. Có sẵn quy trình chuẩn hoá xét duyệt và ban hành văn bản, tài liệu

 Một phần mềm quản lý tài liệu hữu ích sẽ không lạm dụng sự đốt cháy giai đoạn để nhanh chóng cập nhật nội dung văn bản tới nhân viên. Doanh nghiệp luôn cần một quy trình xử lý văn bản nghiêm chỉnh để bạn hoặc người có thẩm quyền xét duyệt trước khi chính thức ban hành trong nội bộ. Hiện trên thị trường có nhiều phần mềm vẫn chỉ dừng lại ở tính năng lưu trữ mà chưa hỗ trợ xét duyệt hồ sơ, và một số khác đã phát triển sẵn quy trình rất khoa học.

  >>> Xem thêm: Phần mềm ký duyệt điện tử với chữ ký số

Bạn cũng đừng giải quyết bài toán nửa vời kiểu lưu trữ hồ sơ bằng công nghệ nhưng lại ban hành chúng bằng biện pháp thủ công (dán lên bảng tin, mở một cuộc họp,...). Hãy tìm một phần mềm có cơ chế tự động gửi công văn đến tất cả thành viên trong doanh nghiệp, tốt nhất là kèm theo tính năng hiện thông báo về sự ban hành mới này.

 3. Có khả năng truy cập từ xa

 Một khảo sát dựa trên 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013 cho biết 77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa. Nếu bạn cũng có nhu cầu giống họ, hãy ưu tiên một phần mềm quản lý hồ sơ cung cấp sự linh hoạt trong việc sử dụng thiết bị đăng nhập tài khoản.

 Với tiêu chí nhanh - gọn - nhẹ - hiệu quả, bạn có thể lựa chọn mô hình OnCloud, trong đó tất cả dữ liệu đều được lưu trữ dưới dạng cloud-based và bạn chỉ cần sử dụng internet để đăng nhập sử dụng. Hầu hết các phần mềm tương thích với càng nhiều thiết bị di động (bao gồm laptop, máy tính bảng, điện thoại di động,...) và nhiều hệ điều hành (iOS, Android, Mac OS,...) càng tốt.

Khi đó, cấp dưới của bạn có thể đề xuất công văn bất cứ lúc nào, bạn có thể xét duyệt và ban hành chúng ngay khi đang đi công tác. Số công văn đó ngay lập tức sẽ được truyền tới tất cả nhân viên trong doanh nghiệp để họ mở ra đọc dễ dàng dù có đang ở tại văn phòng hay không.

  >>> Xem thêm: Những khó khăn trong việc quản lý văn phòng truyền thống

4. Có thể tích hợp các ứng dụng từ bên thứ ba

 Một công cụ hữu ích trong thời kỳ kỷ nguyên số buộc phải có tính tích hợp mạnh mẽ. Đó là hệ thống API mở giúp dễ dàng truyền tải dữ liệu qua lại giữa phần mềm đó với các ứng dụng ngoài hoặc hệ thống dữ liệu có sẵn của doanh nghiệp. Theo đó, phần mềm quản lý văn bản cần tích hợp với Gmail, Microsoft, Calendar, Dropbox,...

 III. Về phần mềm quản lý tài liệu SurePortal đáp ứng đầy đủ 4 tiêu chí tốt nhất.

Hệ thống Quản lý Tài liệu Số là một giải pháp tích hợp hoàn toàn trong Hệ thống Văn phòng Điện tử Lạc Việt SurePortal. Là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. 

• Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…  
• Lạc Việt DMS giúp việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho Người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
• Lạc Việt DMS phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ. Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
• Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp bộ phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng. 

Liên hệ tư vấn tại hotline 0901 555 063 để được hỗ trợ hoặc đăng ký dùng thử MIỄN PHÍ 30 NGÀY tại đây!

Bài viết liên quan:

• Những khó khăn khi số hóa tài liệu của doanh nghiệp
• Tổng hợp quy định về chữ ký số năm 2021 mới nhất
• Kỹ năng quản lý văn bản, công văn
• Quản lý quy trình trong doanh nghiệp
• Tài liệu lưu hành nội bộ