NHỮNG KHÓ KHĂN KHI SỐ HÓA TÀI LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP

Số hóa tài liệu hiện đang là một xu hướng thịnh hành trong ngành lưu trữ với nhiều ưu điểm về cả chi phí và chất lượng. Tuy vậy, vẫn tồn tại những khó khăn khiến doanh nghiệp gặp rắc rối khi áp dụng phương pháp này.

I. Chi phí đầu tư ban đầu lớn

Về cơ bản, số hóa tài liệu là việc chuyển tài liệu từ dạng thông thường sang dạng tài liệu số mà máy tính có thể nhận biết và đọc được. Quá trình này đòi hỏi một hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ và các thiết bị hỗ trợ theo đúng tiêu chuẩn để đảm bảo chất lượng số hóa. Ví dụ, khi bắt đầu một dự án số hóa dữ liệu, cần phải đầu tư mua sắm hoặc thuê ngoài các trang thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy scan hay các phần mềm để quản lý và truy xuất tài liệu. 

Mặt khác, ngay cả khi đã trang bị đủ các thiết bị, phần mềm cần thiết cho việc số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể vẫn chưa đủ khả năng thực hiện do thiếu hụt nguồn lực về cả số lượng và trình độ chuyên môn. Thực tế có rất ít doanh nghiệp, đơn vị có nhân sự đủ kỹ năng, chuyên môn để thực hiện số hóa nội dung một cách chuyên nghiệp và quản lý chúng. Do đó, doanh nghiệp sẽ phải có kế hoạch đào tạo nhân sự đảm nhiệm vị trí chuyên môn, quản lý, kỹ thuật….

Hai yếu tố thiết bị và con người này chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp phải “rút ví” một khoản không nhỏ nếu muốn nhận được kết quả từ tương đối ổn trở lên, cũng là những yếu tố được cân nhắc hàng đầu khi triển khai việc số hóa.

Đối với vấn đề này, doanh nghiệp sẽ đứng trước 2 lựa chọn: 

(1) tự thực hiện số hóa: phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít tài liệu và quy trình đơn giản.

(2) sử dụng dịch vụ của một đơn vị số hóa chuyên nghiệp: tối ưu cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhu cầu số hóa với khối lượng tài liệu nhiều, chi phí phục vụ cho việc tự số hóa quá lớn hay quy trình cần được chuẩn hóa trên phạm vi rộng với nhiều chi nhánh khác nhau.

II. Nguy cơ về bảo mật trong nội bộ doanh nghiệp

Dữ liệu sau khi được số hóa sẽ phải đối mặt với tình huống bị chỉnh sửa và sao chép trái phép. Tuy điều này có thể khắc phục một cách dễ dàng đối với những chuyên gia quản trị mạng nhưng lại không hề đơn giản đối với khối nhân viên của một cơ quan, doanh nghiệp có sử dụng cơ sở dữ liệu số hóa.

Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp bảo vệ dữ liệu ở 3 cấp: cấp mạng, cấp cơ sở dữ liệu và cấp người sử dụng. Tuy vậy, phương pháp này cũng chưa thực sự tối ưu đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự đông, có thể xảy ra trường hợp chính một số cá nhân có quyền quản trị mạng lạm quyền, sao chép, thay đổi toàn bộ cơ sở dữ liệu vì mục đích hay sơ sót cá nhân. Trong trường hợp này, người được giao trách nhiệm quản lý tối cao cần nắm bắt và kiểm soát tố trước khi xảy ra sai sót ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.

>>> Xem thêm: Các loại tài liệu lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp

III. Yêu cầu đào tạo đồng bộ và hệ thống cho nhân sự

Khi dữ liệu được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng số hóa, cách thức tiếp cận sẽ không còn giống phương pháp truyền thống như trước nữa. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo đồng bộ và có hệ thống tất cả các nhân sự để có thể sử dụng được tài liệu số một cách đúng phương pháp, đúng nguyên tắc, đúng mục đích, tránh xảy ra những vấn đề ảnh hưởng tới việc lưu trữ dữ liệu.

IV. Chế độ bảo mật dữ liệu chưa hoàn thiện

Tài liệu nội bộ thường chứa những thông tin, dữ liệu chỉ cho phép lưu hành trong nội bộ tổ chức để đảm bảo tính bảo mật, thông tin độc quyền hay lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ trên thị trường. Việc đảm bảo tính bảo mật cho các loại tài liệu này là rất quan trọng, đặc biệt đối với các loại tài liệu số hóa dễ bị tấn công bởi hacker khi xuất hiện lỗ hổng công nghệ. Rắc rối về chế độ bảo mật thường đến từ việc số hóa không chuyên nghiệp do trình độ chuyên môn còn hạn chế hoặc thuê ngoài các đơn vị không cam kết mức độ bảo mật khi tiến hành dịch vụ này.

Rủi ro này chỉ có thể khắc phục bằng cách tăng cường hệ thống bảo mật dữ liệu, yêu cầu xuất trình mục đích truy xuất với sự cho phép của quản lý đủ thẩm quyền để giảm khả năng lén phát tán dữ liệu mật của doanh nghiệp.

Trước xu hướng số hóa tài liệu ngày một phát triển như hiện tại, đã có không ít doanh nghiệp hòa mình vào dòng chảy này nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được hiệu quả cao. Nguyên nhân có thể xuất phát từ bản thân hệ thống phần mềm lưu trữ cũng như quản lý tài liệu chưa được thiết kế, tính toán một cách phù hợp với khối lượng cần lưu trữ tăng dần qua từng năm. 

Có thể bạn quan tâm

• 4 thay đổi liên quan đến con dấu của doanh nghiệp từ 2021
• Quản lý và sử dụng tài sản thiết bị văn phòng
• Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
• Hướng dẫn ký nháy, ký tắt, ký chính thức đúng nhất