BIỂU MẪU TÀI LIỆU

Kỹ năng quản lý văn bản, công văn

KỸ NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, CÔNG VĂN

Việc quản lý văn bản, công văn giữ một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp nhằm giúp cho hoạt động tra cứu, tìm kiếm các thông tin được diễn ra một cách kịp thời, hiệu quả đồng thời nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số kỹ năng cần thiết trong quản lý văn bản, hồ sơ tại các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị.

Capture.PNG

1. Kỹ năng phân loại văn bản, công văn, giấy tờ tài liệu

Mỗi loại văn bản lại có một tính chất, chức năng và nội dung khác nhau. Chính vì vậy, nhân viên văn thư cần biết cách phân loại hồ sơ, văn bản để tiện cho việc quản lý và lưu trữ. Chẳng hạn như văn bản, hồ sơ nguyên tắc là cơ sở cho việc giải quyết các công việc, nên cần đưa lưu trữ ở nơi thuận tiện cho việc sử dụng và tìm kiếm

2. Kỹ năng đánh giá giá trị của văn bản, tài liệu

Việc đánh giá giá trị của văn bản công văn, tài liệu cũng là một khâu quan trọng nhằm xác định được thời hạn bảo quản, biện pháp cũng như vị trí bảo quản. Bên cạnh đó, có thể tiêu hủy các tài liệu không còn giá trị, không cần thiết nữa.

3. Thống kê 

Đây cũng là một kỹ năng quan trọng nhằm giúp văn thư nắm được nội dung, số và chất lượng tài liệu cũng như hệ thống bảo quản.

4. Kỹ năng bảo quản văn bản, giấy tờ tài liệu

Việc bảo quản nhằm giúp tăng tuổi thọ của văn bản, tránh các trường hợp thất lạc, mối mọt, hư hỏng. Để công tác bảo quản được hiệu quả, cần xây dựng các quy chế về văn thư lưu trữ, nội quy về việc sử dụng văn bản, vệ sinh, phòng tránh hỏa hoạn, độ ẩm và nhiệt,…

5. Kỹ năng khai thác và sử dụng văn bản, công văn

Việc khai thác sử dụng thông tin trong các văn bản, công văn, tài liệu nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả hơn.

Có thể bạn quan tâm