Mẫu công văn thông dụng hiện hành mới nhất 2021 (Phần 1)

(Mẫu công văn đề nghị, Mẫu công văn phúc đáp, Mẫu công văn đôn đốc)

Trên thực tế hiện nay, một số doanh nghiệp, đơn vị, cơ quan hay một tổ chức bất kỳ đều gặp vướng mắc trong quá trình soạn thảo các công văn gửi đến đối tác, khách hàng, hoặc công văn giải trình, đôn đốc, nhắc nhở. Lạc Việt cung cấp một số công văn thông dụng sau:

1. Mẫu công văn đề nghị soạn như thế nào ?

1.1 Mẫu công văn đề nghị mới nhất

Công văn đề nghị được hiểu như một sự thúc ép mang tính thực thi một yêu cầu cụ thể nào đó căn cứ theo quy định pháp luật hoặc thỏa thuận giữa các bên với hàm ý nhắc nhở, đôn đốc thực hiện.

Kính gửi:…………………

– Về nội dung:

+ Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì;

+ Nguyên nhân hoặc lý do gửi công văn;

+ Đề nghị thời             hạn trả lời công văn (phúc đáp).

– Kết thúc công văn: Mong quý cơ quan … ; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.

Xin chân thành cảm ơn!

Địa chỉ: Số ……… đường….., huyện/quận/thành phố:……., tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương ...

Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….……

Email: …………..………….; Website: ………………….

1.2 Hướng dẫn cách viết Công văn đề nghị:

(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(5) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay (như Giấy ủy quyền).

2. Mẫu công văn phúc đáp, trả lời soạn như thế nào ?

2.1 Mẫu công văn phúc đáp trả lời mới nhất

Sau khi nhận được công văn của một bên với những nội dung, yêu cầu cụ thể. Bên nhận được công văn có thể soạn thảo một công văn phúc đáp (trả lời) bằng văn bản của người có thẩm quyền ký để đảm bảo các nội dung thông tin trao đổi được chính xác, kịp thời:

Kính gửi:…………… (2)……

Căn cứ công văn số … ngày … / … / … của cơ quan/tổ chức/cá nhân/doanh nghiệp... về vấn đề……(3)……

Chúng tôi xin trả lời như sau:…………(4)…………………

............................................................................................

Nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị ………(tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận công văn) ..............cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.

Trân trọng cảm ơn!

Địa chỉ: Số nhà……… đường….., phường/xã……., quận/huyện…………., tỉnh /thành phố………

Điện thoại: ….…………… , Fax: …….……

Email: …………..…… ; Website: ………… (nếu có).

2.2 Hướng dẫn cách viết công văn phúc đáp, trả lời:

(1) Trích yếu nội dung công văn. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tóm gọn nội dung vấn đề trong công văn trước;

(4) Ghi rõ nội dung trả lời, hoặc các nội dung phúc đáp để phía cơ quan, đơn vị nhận công văn phúc đáp hiểu rõ và có căn cứ để thực hiện yêu cầu hoặc để trả lời lại; Tùy từng trường hợp khác nhau, sự việc cụ thể của khách hàng sẽ có những nội dung trả lời tương ứng, phù hợp;

(5) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(6) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(7) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay ( như Giấy ủy quyền).

3. Mẫu công văn đôn đốc/ chấn chỉnh/ nhắc nhở như thế nào?

3.1 Mẫu công văn đôn đốc, nhắc nhở mới nhất

Kính gửi:…………………………(2)………………

Kể từ thời điểm ban hành quy chế/ chủ trương/ chính sách hoặc từ thời điểm ban hành các văn bản pháp luật đến nay, nhận thấy:

- Các vấn đề, công việc đã được thực hiện, những ưu điểm và thuận lợi, cũng như các khuyết điểm và những tồn tại cần điều chỉnh, khắc phục hoặc cần triển khai nhanh chóng, đạt hiệu quả tốt hơn;

- Đề xuất một vài phương hướng, giải pháp giải quyết các tồn đọng còn lại và yêu cầu cụ thể cần thực hiện trong phương án, giải pháp mới đề ra (nếu có);

- Hướng dẫn những điểm lưu ý, khuyến khích để thực hiện tốt công việc và nhiệm vụ được giao phó;

- Nêu rõ thời hạn để thực hiện phương án, giải pháp.

Yêu cầu các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, các cơ sở,… thực hiện đúng, đủ, chính xác các phương hướng, giải pháp đã đề ra. Trong trường hợp có những bất lợi, khó khăn hoặc vướng mắc khi thực hiện, gửi công văn/báo cáo chi tiết để các cơ quan, chủ thể có thẩm quyền cùng nghiên cứu và đưa ra các phương án giải quyết cụ thể.

Trân trọng./.

Địa chỉ: Số nhà……… đường/thôn….., phường/xã…., quận/huyện……, tỉnh/thành phố ……

Điện thoại: ….………………….……., Fax: …….………

Email: …………..………….; Website: ………………….

3.2 Hướng dẫn cách soạn thảo công văn đôn đốc/ chấn chỉnh/ nhắc nhở:

(1) Yêu cầu đôn đốc hoặc chấn chỉnh hoặc nhắc nhở các vướng mắc pháp lý liên quan đến vấn đề cụ thể cần được thực hiện. Xác định vấn đề cơ bản cần nêu trong công văn;

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân dự định gửi công văn đến/ nơi nhận công văn;

(3) Tên đơn vị, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan trong vụ việc hoặc trong nội dung công văn;

(4) Địa chỉ cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để tiếp nhận đơn; số điện thoại đơn vị/cá nhân nhận công văn, số Telex, số Fax; địa chỉ email; Website. Nếu nơi nhận trong phần kính gửi của Công văn là những chức danh, chức vụ cao cấp của Nhà nước, thì phần nơi nhận không ghi “như trên” mà ghi trực tiếp những chức danh/chức vụ đó vào;

(5) Trong trường hợp đại diện của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thể ký thì có thể để người có thẩm quyền khác ký thay hoặc thừa lệnh ký theo đúng quy định của pháp luật và phải có giấy tờ kèm theo chứng minh đủ điều kiện ký thay.

Nguồn: luật Minh Khuê

Có thể bạn quan tâm:

• Quy định và hướng dẫn số hóa tài liệu cho doanh nghiệp
• Quy định đóng dấu, ký tên văn bản mới nhất
• Hướng dẫn trình bày số, ký hiệu của văn bản hành chính
• Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau như nào?