BIỂU MẪU TÀI LIỆU

Theo báo cáo của IDC, sử dụng văn phòng phẩm trong môi trường làm việc gây tác động lớn đến môi trường và ngân sách của các công ty. Theo thống kê, một nhân viên tiêu thụ trung bình 10.000 tờ giấy mỗi năm, với chi phí tương đương 80$. 

Trong số đó, khoảng 70% tờ giấy này được vứt vào thùng rác sau khoảng 3 tháng sử dụng. Những con số đó cho thấy những thách thức mà các doanh nghiệp phải đối mặt khi quản lý chi phí văn phòng phẩm. Hơn nữa, mỗi năm, các công ty phải bỏ ra hàng tỷ đô la Mỹ cho chi phí này, và tình trạng này không chỉ xảy ra ở Mỹ mà còn tại các quốc gia khác trên thế giới.

Việc tiêu thụ văn phòng phẩm và tác động môi trường của nó đã được các thống kê của IDC chỉ ra với những con số đáng lo ngại. Tuy nhiên, để giải quyết vấn đề này, giải pháp văn phòng không giấy đã trở thành một giải pháp tuyệt vời để giảm thiểu tác động xấu và cải thiện quy trình tổ chức của doanh nghiệp. Điều này cũng đồng nghĩa với việc tăng tính minh bạch trong các hoạt động hàng ngày. Để thực hiện mô hình này, các công cụ như phần mềm quản lý tài liệu điện tử là rất quan trọng và không thể thiếu.

1. Giải pháp văn phòng không giấy mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và môi trường?

Các doanh nghiệp cần hiểu rằng việc chuyển đổi sang giải pháp văn phòng không giấy không thể thực hiện được ngay trong thời gian ngắn, nhưng đó là sự đầu tư đáng giá cho tương lai của họ. Chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong cách thức làm việc, doanh nghiệp đã có thể giảm thiểu sự lãng phí giấy tờ, tăng tính hiệu quả và giúp bảo vệ môi trường. Nếu được thực hiện đúng cách, việc chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy tờ cũng có thể giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong tương lai.

1.1 Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Việc chuyển sang giải pháp văn phòng không giấy sẽ mang lại lợi ích lớn về chi phí cho các doanh nghiệp. Bằng cách loại bỏ hoàn toàn giấy, mực in và bảo trì máy in, chi phí này có thể tiết kiệm được trong dài hạn. Thậm chí, nếu chỉ sử dụng một máy in tập trung cho văn phòng, công ty có thể tiết kiệm chi phí đáng kể. Ngoài ra, với sự phát triển của các giải pháp lưu trữ tài liệu điện tử, chi phí cho việc lưu trữ và truy cập tài liệu trở nên rất phải chăng. Các nhân viên cũng có thể dễ dàng truy cập tài liệu từ mọi thiết bị của họ, giúp cải thiện năng suất và tiết kiệm thời gian.

1.2 Giải pháp văn phòng không giấy giúp tăng tính bảo mật

Việc sử dụng giải pháp văn phòng không giấy đem lại sự bảo mật tối đa cho các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập vào các tài liệu từ bất kỳ địa điểm và thời điểm nào mà không cần phải lo lắng về việc mất mát hoặc hư hại. Hơn nữa, hệ thống quản lý tài liệu điện tử có tính năng bảo mật cao và yêu cầu đăng nhập bằng mật khẩu mạnh, giúp bảo vệ thông tin quan trọng hơn so với việc sử dụng tủ tài liệu truyền thống.

1.3 Tối ưu cho diện tích văn phòng

Thay vì phải dành nhiều diện tích cho các thiết bị và tủ tài liệu, giải pháp văn phòng không giấy giúp tiết kiệm diện tích. Các không gian trống có thể được sử dụng cho các mục đích khác, như phòng họp lớn, khu vực giải trí, hay phòng nghỉ ngơi cho nhân viên. Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc thoải mái hơn cho nhân viên, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho thuê hoặc mua bất động sản.

1.4 Giải pháp văn phòng không giấy giúp tự động hóa quy trình 

Ngoài việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, giải pháp văn phòng không giấy còn giúp tự động hóa quy trình làm việc. Thay vì phải in và phân phối tài liệu giấy, các tài liệu và biểu mẫu quan trọng có thể được điền và lưu trữ trực tuyến. Điều này giúp tăng tốc độ hoàn thành công việc và giảm thiểu lỗi như nhầm lẫn thông tin hoặc mất mát tài liệu. Hơn nữa, các công cụ như hợp đồng điện tử, chữ ký số và các ứng dụng quản lý dự án trực tuyến đều có thể được tích hợp trong mô hình văn phòng không giấy tờ, tạo ra một quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả hơn.

1.5 Giải pháp văn phòng không giấy giúp bảo vệ môi trường

Ngoài ra, việc sử dụng các thiết bị điện tử để lưu trữ và truy xuất tài liệu cũng giúp giảm thiểu sự lãng phí tài nguyên như cây cối và nước, cũng như giảm thiểu rác thải giấy. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên về việc bảo vệ môi trường. Bằng cách thực hiện một số thay đổi nhỏ nhưng hiệu quả trong việc quản lý tài liệu, doanh nghiệp của bạn có thể đóng góp vào một môi trường xanh hơn cho tương lai của chúng ta.

2. 5 bước dễ dàng để chuyển đổi sang văn phòng không giấy tờ

Việc chuyển đổi sang giải pháp văn phòng không giấy tờ có thể bắt đầu bằng các bước như sau:

2.1 Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm 

Để đảm bảo sự thành công của một văn phòng không giấy tờ, đào tạo nhân viên là một bước không thể thiếu. Nhiều nhân viên có thể chưa quen thuộc với việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ, và cần được hướng dẫn cách sử dụng chúng. Tổ chức các buổi đào tạo rõ ràng và chi tiết, hoặc cung cấp các hướng dẫn bằng văn bản, sẽ giúp nhân viên của bạn có thể tiếp cận với các công nghệ mới một cách dễ dàng và hiệu quả. Đào tạo nhân viên cũng sẽ giúp đảm bảo sự đồng nhất và hiệu quả trong việc sử dụng các công cụ hỗ trợ, đồng thời giảm thiểu những rủi ro phát sinh khi chuyển đổi sang giải pháp văn phòng không giấy.

2.2 Chuyển tài liệu giấy thành tài liệu lưu trữ trực tuyến

Việc chuyển từ tủ tài liệu sang hệ thống lưu trữ trực tuyến là một bước quan trọng trong quá trình triển khai iải pháp văn phòng không giấy. Thay vì dùng tủ đựng hồ sơ thủ công, doanh nghiệp cần đầu tư vào phần mềm quản lý tài liệu hiện đại để quản lý các tệp tài liệu điện tử. Hệ thống lưu trữ trực tuyến cũng an toàn hơn so với giấy bởi nó có thể được truy cập ngay cả khi xảy ra thảm họa. Bằng cách sử dụng mật khẩu, người dùng có thể đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập vào các tài liệu đã quét được tải lên hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp.

2.3 Tối ưu quy trình kinh doanh

Cách tối ưu quy trình kinh doanh này cho phép nhân viên tải các tài liệu gốc trực tiếp lên phần mềm mà công ty sử dụng, giúp tài liệu được tự động cập nhật vào hệ thống lưu trữ tài liệu trực tuyến. 

Bằng cách cấp tài khoản người dùng, nhân viên có thể tra cứu tài liệu dễ dàng bằng cách sử dụng từ khóa và chỉ với một cú click chuột. Quy trình này giúp doanh nghiệp dễ dàng tự động hóa các công việc, lưu trữ tài liệu không cần sử dụng giấy tờ, và chia sẻ tài liệu một cách an toàn, bảo mật và nhanh chóng thông qua môi trường internet trên cùng một nền tảng.

2.4 Tối ưu việc sử dụng máy in và máy photocopy

Cách tối ưu việc sử dụng máy in và máy photocopy là tháo chúng ra khỏi máy tính để bàn và thay thế bằng các máy in mạng tập trung tại các khu vực chuyên dụng trong văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế việc in ấn một cách lãng phí và tiết kiệm chi phí. 

Để đảm bảo an toàn thông tin, hãy bật tính năng ghi nhật ký và truy cập mật khẩu khi in ấn cần thiết. Điều này cho phép người quản lý theo dõi việc sử dụng máy in và giải quyết các trường hợp lạm dụng. Doanh nghiệp cũng có thể thiết lập các chính sách hạn chế việc mua mực in và chỉ sử dụng mực cho các thiết bị đã được phê duyệt để tiết kiệm chi phí và đảm bảo chất lượng in ấn.

2.4 Phần mềm quản lý tài liệu điện tử

SurePortal  là một giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp, cung cấp các tính năng linh hoạt phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Tính năng tìm kiếm full text, tìm kiếm toàn văn và tìm kiếm nâng cao giúp người dùng tra cứu tài liệu dễ dàng với từ khóa và chỉ một cú click chuột.

Bên cạnh đó, SurePortal còn cung cấp thông tin về vị trí lưu trữ của tài liệu để giảm thời gian tìm kiếm và tiết kiệm chi phí nhân sự trong việc quản lý tài liệu. Ngoài ra, tính năng bóc tách thông tin tự động của SurePortal phân loại thông tin nhanh chóng và dễ dàng, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất cho doanh nghiệp.

Mô hình văn phòng điện tử không sử dụng giấy tờ mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan, bao gồm nhân viên, khách hàng, doanh nghiệp và cả môi trường xung quanh. Không chỉ cho phép thực hiện giao dịch kinh doanh và truy xuất thông tin dễ dàng, việc áp dụng giải pháp văn phòng không giấy tờ SurePortal còn giúp giải quyết những hạn chế của việc quản lý tài liệu thủ công, giúp loại bỏ những vấn đề bất cập liên quan đến quy trình quản lý tài liệu truyền thống lạc hậu, rườm rà và tốn kém.