Phân hệ Quản lý văn bản của Văn phòng điện tử Lạc Việt SurePortal hỗ trợ người dùng theo dõi quá trình xử lý văn bản từ khi tạo lập văn bản đến khi kết thúc xử lý.
Các loại văn bản cần quản lý gồm: văn bản đến, văn bản đi, văn bản dự thảo, văn bản pháp lý..., hệ thống được xây dựng dựa trên các Tiêu chuẩn về công tác Văn thư Lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ quốc Gia.
Quy trình xử lý Quản lý Văn bản Đến
Quy trình xử lý Văn bản Đi
Chức năng nổi bật của Hệ thống Quản lý Văn bản
- Hệ thống thiết kế hướng đối tượng và chạy trên môi trường đa thiết bị (Desktop/Laptopn, Tablet, Mobile: Androi, IOS, Window Phone) giúp cho các cấp lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức để phê duyệt các văn bản mọi lúc, mọi nơi.
- Chức năng tự động bóc tách thông tin văn bản từ File khi Scan nội dung từ bản giấy, hệ thống sẽ tự đọc và ghi nhận các thông tin như: Số ký hiệu, Ngày văn bản, Nơi gửi VB, Trích yếu nội dung… giúp làm giảm bớt thời gian thao tác và tránh sai sót cho Người dùng.
- Chức năng Cấu hình Quy trình động cho Văn bản trong việc tác nghiệp, phê duyệt tùy biến theo quy định cuả Tổ chức - Doanh nghiệp và không giới hạn số bước xét duyệt, việc cấu hình này được thực hiện rất đơn giản mà không cần phải có kiến thức về công nghệ thông tin.
- Chức năng Quản lý Sổ, Qui trình độc lập từng chi nhánh Hệ thống quản lý sổ và qui trình theo cơ chế đa điểm, đa chi nhánh. Mỗi Chi nhánh sẽ có một bộ sổ, qui trình phê duyệt Văn bản đến và đi riêng cho Chi nhánh đó. Không phụ thuộc vào Tổng công ty hoặc các chi nhánh khác.
- Chức năng duyệt văn bản bằng Chữ ký Điện tử: Theo xu thế hiện nay thì chữ ký tay sẽ được dần thay thế bằng chữ ký điện tử (chữ ký số). Với chữ ký điện tử, người dùng hoàn toàn yên tâm về tính bảo mật và quyền xác nhận trên văn bản. Cổng thông tin Sure Portal cho phép các lãnh đạo có thể sử dụng chữ ký điện tử để ký duyệt các văn bản.
- Chức năng Xem văn bản Online bằng đa phương thức bảo mật: Hệ thống cung cấp công cụ tuỳ biến với mô hình bảo mât ba lớp cho phép phân loại đối tượng truy cập được theo phân loại văn bản, khi truy cập tùy theo cấp độ và quy trình tác nghiệp xét duyệt mà các quyền thao tác khác khau: chỉ đọc và không download, phê duyệt...
- Chức năng soạn thảo văn bản Online: Hệ thống cung cấp biểu mẫu soạn thảo theo đúng quy định cho Người dùng sử dụng, giúp giảm thiểu các lỗi khi soạn thảo các văn bản ban hành đi bên ngoài như: Sai biểu mẫu qui định, Sai định dạng Văn bản, Sai chính tả... giảm thiểi thời gian xét duyệt, Kiểm tra thể thức văn bản… từ các bộ phận liên quan.
- Mở rộng mô hình tổ chức động: Khi có sự thay đổi Sơ đồ tổ chức, người dùng dễ dàng thiết lập thông tin cho Bộ phận mới/thay đổi đó bằng cách hệ thống sẽ tự động tạo qui trình, Sổ văn bản riêng cho chi nhánh đó mà người quản trị không cần phải thiết lập từ đầu.
Liên hệ ngay với văn phòng trực tuyến Lạc Việt
Điện thoại: 0901.555.063
Email: sureportal@lacviet.com.vn
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, F.8, Q. Phú Nhuận, TP.HCM
Website: www.vanphongtructuyen.lacviet
Đăng ký thử nghiệm miễn phí: tại đây
