Khi nhắc tới nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ tới công việc “an nhàn” bên các chồng giấy tờ và máy in, hoặc đó là các công việc kế toán, thư ký ..vv Nhưng thực tế công việc của nhân viên văn phòng không đơn giản và thoải mái như chúng ta tưởng. Vậy văn phòng là gì? Công việc của nhân viên văn phòng gồm những việc gì? hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu cụ thể về vấn đề này.
1. Văn phòng là gì?
Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Văn phòng có thể là nơi làm việc của cá nhân (lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp, đàm phán. Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng như lưu trữ thông tin.
Đây cũng là nơi có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…).
Văn phòng có thể được hiểu đơn giản là nơi để làm việc của doanh nghiệp, tổ chức hay một nhóm cá nhân.
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.
Tương tự đó. Tòa nhà văn phòng là những tòa nhà được xây dựng với chức năng chuyên là nơi để làm việc thay vì để ở như các loại hình tòa nhà chung cư, căn hộ khác.
2. Các loại hình văn phòng
Tùy theo chức năng mà có thể phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 loại hình văn phòng. Văn phòng theo chức năng và và phòng làm việc.
2.1. Văn phòng chức năng
Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv…)
Đặc điểm chung đây thường là các đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và xử lý các công việc khác nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô.
2.2. Văn phòng làm việc
Văn phòng làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn giản đó chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để làm việc. Nếu bạn làm việc tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đó có thể còn nằm trong các loại hình văn phòng sau đây:
a) Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Văn phòng ảo có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản; đôi khi có tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp hay hỗ trợ khách hàng. Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, vì vậy tiết kiệm được chi phí phát sinh. Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá nhân kinh doanh nhỏ.
b) Văn phòng làm việc truyền thống
Là loại hình văn phòng phổ biến. Văn phòng truyền thống mang tính ổn định và lâu dài. Loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo ý thích.
Văn phòng truyền thống đảm bảo sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên. Tuy nhiên sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa, …
c) Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau. Văn phòng chia sẻ phù hợp với các công ty nhỏ. Loại hình văn phòng này giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp, nhưng vẫn mang đến sự tin tưởng của khách hàng cũng như đối tác.
3. Nhân viên văn phòng là gì?
Nhân viên văn phòng được coi là “bảo mẫu” của công ty. Là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào.
Vậy nhân viên văn phòng làm gì? Nhân viên văn phòng làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.
Ngoài ra nhân viên văn phòng còn chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như nhu cầu khác của các phòng ban trong công ty.
4. Danh sách công việc các nhóm nhân viên văn phòng
4.1. Lễ tân văn phòng
- Trả lời điện thoại từ khách hàng
- Đón khách thay ban giám đốc
- Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
- Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
- Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)
4.2. Công tác văn thư
- Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
- Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
- Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
- Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
- Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
- Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết
>>> Xem thêm: Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả
4.3. Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
- Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
- Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
- Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty
4.4. Hỗ trợ dự án
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
- Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
- Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty
Nguồn: Mai Sơn
