BIỂU MẪU TÀI LIỆU

Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp (Phần 2)

Trong quá trình hoạt động tại doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều văn bản, giấy tờ hồ sơ để hỗ trợ thực hiện công việc. Các văn bản này cần được phân loại và bảo quản theo quy định của pháp luật.

Bài viết trước, Lạc Việt đã cung cấp cho các bạn cách phân loại các nhóm tài liệu theo quy định của pháp luật và thời hạn lưu trữ của chúng. Bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu thời gian lưu trữ tối đa của các nhóm hồ sơ còn lại trong doanh nghiệp, tổ chức của bạn.

LƯU TRỮ TÀI LIỆU.png

Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Nhóm 6: Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4

Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Vĩnh viễn

Theo tuổi thọ công trình

 

5

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình

15 năm

6

Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản

10 năm

Nhóm 7: Nhóm tài liệu khoa học công nghệ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức

Vĩnh viễn

 

4

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

5

Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

6

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

7

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

- Cấp nhà nước

- Cấp bộ, ngành

- Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

8

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành

Vĩnh viễn

9

Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

10

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

11

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

12

Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ

10 năm

Nhóm 8: Nhóm tài liệu hợp tác quốc tế

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

4

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

5

Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

6

Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

7

Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)

8

Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế

9

Hồ sơ đoàn ra

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn

20 năm

10

Hồ sơ đoàn vào

- Ký kết hợp tác

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

11

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài

- Quan trọng

- Thông thường

12

Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

Nhóm 9: Nhóm tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

3

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

4

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

20 năm

5 năm

 

5

Hồ sơ thanh tra các vụ việc

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

 

6

Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

- Vụ việc nghiêm trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

 

7

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân

- Báo cáo năm

- Tài liệu khác

Vĩnh viễn

5 năm

8

Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

10 năm

Nhóm 10: Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

4

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

- Dài hạn, hàng năm

- 6 tháng, 9 tháng

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

5

Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Vĩnh viễn

20 năm

10 năm

 

6

Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài

Vĩnh viễn

7

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

Nhóm 11: Nhóm tài liệu pháp chế

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

 

4

Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế 

- Dài hạn, hàng năm 

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn 

20 năm

5 năm

 

5

Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn 

6

Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì

05 năm 

7

Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật

10 năm

8

Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

Nhóm 12: Nhóm tài liệu hành chính, quản trị công sở

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ

1

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

 

4

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Năm, nhiều năm

- Quý, tháng

Vĩnh viễn

10 năm

5

Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính

20 năm

6

Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan

Vĩnh viễn

7

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

8

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

9

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)

20 năm

10

Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu

20 năm

11

Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Văn bản quy phạm pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác

Vĩnh viễn

20 năm

50 năm

12

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

13

Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

Tài liệu quản trị công sở

14

Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

15

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

Vĩnh viễn

16

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức

20 năm

17

Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở

10 năm

18

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

19

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan

10 năm

20

Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

21

Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

22

Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm

05 năm

23

Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan

10 năm

24

Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở

10 năm

Nhóm 13: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1

Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

3

Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức

10 năm

 

4

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5

Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

- Hàng năm

- Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

10 năm

6

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

7

Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn

Vĩnh viễn

 

8

Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ

9

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ

10

Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ

- Vụ việc quan trọng

- Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

11

Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề

Vĩnh viễn

12

Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ

20 năm

13

Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ

10 năm

Nhóm 14: Nhóm tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

STT

Tên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữ

Thời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Tài liệu của tổ chức Đảng

1

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

2

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

3

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

 

4

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

5

Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

6

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

7

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

8

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

9

Hồ sơ đảng viên

70 năm

10

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)

20 năm

11

Công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

Tài liệu tổ chức Công đoàn

12

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

13

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

14

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

 

15

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

16

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn

Vĩnh viễn

17

Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan

20 năm

18

Sổ sách

20 năm

19

Công văn trao đổi về công tác Công đoàn

10 năm

Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên

20

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

21

Hồ sơ Đại hội

Vĩnh viễn

22

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

- Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

 

23

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

24

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan

20 năm

25

Sổ sách

20 năm

26

Công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn chi tiết nhất về quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp của bạn

Có thể bạn quan tâm