Trong doanh nghiệp việc quản lý hồ sơ, sổ sách luôn là việc làm khó khăn và tốn nhiều thời gian nhất. Có nhiều phương pháp quản lý tài liệu, hồ sơ đang được áp dụng. Tuy nhiên không phải phương pháp nào cũng thực sự tạo ra được tính chuyên nghiệp cũng như tính hiệu quả trong phục vụ công việc.
1. Quản lý tài liệu là gì?
Tài liệu doanh nghiệp là toàn bộ dữ liệu đảm bảo thông tin cho quản lý và sản xuất. Dù ở lĩnh vực nào thì tại liệu cũng cần thiết cho hoạt động doanh nghiệp, giúp lưu trữ thông tin khách hàng, thông tin tài chính, sản phẩm… Chúng có thể được hiển thị dưới dạng văn bản, số liệu, biểu đồ, video, hình ảnh, ghi âm… Quản lý tài liệu là công việc lưu trữ, phân loại dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho việc kinh doanh, sản xuất.
2. Quản lý bằng phương pháp truyền thống
Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu giấy thường được thực hiện theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi,… Sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Các tài liệu được đánh dấu mã số; ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể tìm kiếm lại khi cần.
Tuy nhiên theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ, sau thành các kho. Làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ.
Trong thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp đã số hóa công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho đơn vị mình. Tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao. Vì một phần lý do hệ thống phần mềm được tính toán thiết kế không đáp ứng được yêu cầu số lượng văn bản tăng lên sau chỉ vài ba năm vận hành.
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần trang bị hạ tầng máy tính tốt; hệ thống lưu trữ lớn là đủ đáp ứng nhu cầu lưu trữ. Tuy nhiên, việc lựa chọn một phần mềm vừa đáp ứng được nhu cầu đó vừa có thể vận hành ổn định cho nhiều năm sau cũng là một vấn đề quan trọng.
>>> Xem thêm: Cách chuyển file ghi âm thành văn bản online
3. Sử dụng phần mềm – Lạc Việt DMS
Thay vì phải tốn nhiều thời gian, công sức, chi phí cho việc quản lý tài liệu theo cách truyền thống thì hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tiến hành áp dụng các phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng.
Phần mềm “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ – LẠC VIỆT DMS” ra đời nhằm đảm nhiệm vai trò trung tâm thông tin lưu trữ, đồng thời là công cụ tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Phần mềm Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ do Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt nghiên cứu và phát triển sẽ giải quyết tốt tất cả những vấn đề lưu trữ của doanh nghiệp. Với các ưu điểm:
- Lạc Việt DMS việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ.
- Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…
- Phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ.
- Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện.
- Lạc Việt DMS được thiết kế lô-gích, khoa học, bảo đảm tình toàn vẹn dữ liệu.
Nguồn: Sưu Tầm
