Quản trị hành chính văn phòng nhìn chung là những công việc liên quan đến sổ sách, giấy tờ, cơ sở vật chất cũng như các vấn đề ngoài công tác chuyên môn. Tuy nhiều người cho rằng, quản lý văn phòng “rất dễ”, tuy nhiên phải là những người ở vị trí này hoặc ngay cả những người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp mới thấy được tầm quan trọng của nó. Vậy việc tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng như thế nào mới hiệu quả? Quản lý văn phòng truyền thống trước nay có thật sự tối ưu?
1. Nhìn lại cách quản lý văn phòng truyền thống
Quản lý văn phòng gắn liền với quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách. Một ngày họ phải giải quyết với số lượng giấy tờ, sổ sách khá lớn. Với cách quản lý truyền thống thì công cụ duy nhất và gắn liền với người quản lý hay bất cứ nhân viên nào đều là bút, sổ sách; để hàng ngày ghi ghi, chép chép không chỉ là dữ liệu, thông tin của khách hàng mà còn là của toàn bộ công ty. Ngoài ra, họ còn phải giải quyết công văn đi, đến. Chịu trách nhiệm xử lý, lưu trữ, bảo quản để khi cần đến có thể trình lên cấp trên nhanh chóng.
Bên cạnh việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, người quản trị văn phòng còn quản lý, giám sát, chấm công của các nhân viên trong công ty. Việc này càng khó khăn đối với những công ty có quy mô lớn. Việc kiểm soát nhân viên có đi làm đúng giờ hay không, trong giờ làm có tập trung làm việc hay không khó có thể nắm rõ hết được.
Không chỉ vậy người quản lý còn phải tham gia vào các cuộc họp, điều hành cuộc họp. Từ việc sắp xếp thời gian họp, đến việc in, dán thông báo chính xác đầy đủ thông tin cho mọi người. Như vậy, người quản lý văn phòng đã làm đúng trách nhiệm và vai trò của mình. Tuy nhiên, với cách quản lý truyền thống chủ yếu dựa vào giấy tờ, sổ sách mà không có công cụ nào hỗ trợ làm cho hiệu quả công việc không cao bởi có những hạn chế trong cách quản lý.
2. Quản lý văn phòng truyền thống còn nhiều bất cập
2.1. Quá tải thông tin, hồ sơ tài liệu, việc lưu trữ khó khăn
Trong những năm qua công tác quản lý tài liệu văn bản, hồ sơ, giấy tờ theo cách quản lý truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế như:
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công.
- Các công văn đến và đi chủ yếu được lưu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu chung.
- Công văn sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp theo các tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau này.
Và đây cũng là vấn đề bất cập khi cần tìm kiếm lại công văn thì thường mất thời gian và công sức để tìm. Chưa kể đến việc khối lượng công văn ngày càng tăng, diện tích lưu kho sẽ ngày càng quá tải. Và việc mất mát thất lạc công văn là rủi ro rất dễ xảy ra.
>>> Xem ngay giải pháp: Tìm Kiếm Tài Liệu Lưu Trữ Đơn Giản Nhanh Chóng Hiệu Quả
Hay một công văn mới được bộ phận văn thư tiếp nhận, sau khi vào sổ và xác nhận độ bảo mật nếu là công văn thông thường sẽ được chuyển lên chánh văn phòng. Chánh văn phòng phân công phận loại rồi công văn sẽ được chuyển lên lãnh đạo phê duyệt. Sau đó văn thư nhận về và trực tiếp chuyển cho các phòng ban. Công đoạn này thường lặp đi lặp lại và được làm thủ công nên mất nhiều thời gian chạy đi chạy lại, ảnh hưởng đến thời gian và hiệu suất xử lý công văn, hạn chế việc trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo hoặc việc xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt của lãnh đạo đôi khi xảy ra tình trạng chậm trễ hoặc chồng chéo…
2.2. Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí
Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, do tất cả mọi việc đều được lưu lại bằng giấy từ các thông tin ghi chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên một năm doanh nghiệp phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…
>>> Giải pháp về Phần mềm lưu trữ tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp
2.3. Hiệu quả công việc thấp, ảnh hướng đến môi trường
Với những bất cập trên cho thấy việc quản lý văn phòng ảnh hưởng rất nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, công tác quản lý văn phòng truyền thống nhiều giấy tờ còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối để làm giấy.
3. Phương pháp quản lý văn phòng hiệu quả
Trước những bất cập như vậy, “cuộc cách mạng văn phòng” đã bùng nổ khi có sự phát triển của công nghệ thông tin và sự đi lên của kinh tế – xã hội. Với sự ra đời của phần mềm quản lý văn phòng điện tử – Cloudoffice, mô hình “văn phòng không giấy tờ” đã khắc phục được những hạn chế, bất cập của văn phòng truyền thống.
Phần mềm Cloudoffice được tích hợp nhiều hệ thống phần mềm tiện ích khác như hệ thống quản lý tài liệu điện tử, quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý văn thư lư trữ, … hỗ trợ cho việc quản lý văn phòng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, sức lực và chi phí văn phòng phẩm. Đặc biệt sử dụng phần mềm văn phòng điện tử các cấp lãnh đạo, nhà quản lý có thể duyệt văn bản, chỉ đạo công việc từ xa qua internet ngay trên các thiết bị thông minh SmartPhone, đáp ứng nhu cầu điều hành và xử lý công việc một cách linh hoạt – kịp thời – mọi lúc mọi nơi.
Nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý văn phòng là công việc vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của toàn thể công ty, doanh nghiệp. Làm thế nào để quản lý văn phòng hiệu quả là câu hỏi mà hầu hết các đơn vị, tổ chức đặt ra và tìm kiếm lời giải đáp. Dưới đây là các phương pháp để quản lý văn phòng hiệu quả mà các cơ quan, đơn vị cần áp dụng.
3.1. Đầu tư vào nguồn nhân lực
Quản lý văn phòng là việc làm liên quan đến nhiều công tác nội bộ, tập trung vào tổ chức công việc hướng tới đạt được mục tiêu của nhóm, của cơ quan, đơn vị. Do đó, các đơn vị cần chú trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác.
Với các cơ quan, đơn vị vẫn còn áp dụng văn phòng truyền thống để làm việc và quản lý thì bên cạnh việc quản lý theo các cách thủ công, các nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành” (Managing by walking around), thường xuyên gặp gỡ trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng trong công việc cũng như trong cuộc sống, lắng nghe và kịp thời đề ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên.
Quan trọng hơn là bản thân những nhà lãnh đạo cần nhận thấy điểm hạn chế của công tác quản lý theo mô hình văn phòng truyền thống. Các nhân viên phải quản lý khối lượng thông tin ngày càng lớn, tổ chức, sắp xếp tài liệu, hồ sơ để đảm bảo tài liệu, hồ sơ an toàn và dễ dàng tìm thấy khi cần đến. Như vậy, thời gian để làm những công việc này là rất nhiều và rất lãng phí. Thêm vào đó là chi phí cho văn phòng phẩm cũng khá tốn kém… Để nâng cao hiệu suất làm việc, ban lãnh đạo cơ quan nên thay đổi tư duy làm việc truyền thống của nhân viên bằng cách đào tạo họ, đưa họ làm quen với cách làm việc hiện đại, làm quen với công nghệ thông tin…
3.2. Đầu tư đồng bộ trang thiết bị hiện đại
Để nâng cao hiệu suất làm việc, bên cạnh việc đầu tư phát triển đội ngũ nhân sự các đơn vị cần chú trọng trang bị đồng bộ cơ sở vật chất hiện đại: các phòng làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan, doanh nghiệp đều được trang bị máy tính có kết nối internet; bộ phận văn thư được trang bị thêm máy scan để quét tài liệu…
3.3. Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử
Các cơ quan, tổ chức các đơn vị cần chú trọng áp dụng công nghệ thông tin và tìm kiếm những giải pháp mới thay thế văn phòng truyền thống bằng cách ứng dụng một phần mềm quản lý văn phòng điện tử để hỗ trợ hiệu quả việc lưu trữ xử lý văn bản, công văn, tài liệu, điều hành công việc.
Văn phòng điện tử SurePortal của Lạc Việt là Giải pháp SurePortal là giải pháp văn phòng số thông minh cho phép quản lý toàn bộ thông tin và quy trình nội bộ của doanh nghiệp, giúp giảm gánh nặng công việc hành chính. Với Cổng thông tin điện tử, phần mềm Lạc Việt SurePortal nâng cao khả năng hoạt động của doanh nghiệp, tăng môi trường cộng tác, chia sẻ và truyền thông tin.
Văn phòng điện tử thông minh LV-SurePortal
4. Lợi tích của Sureportal
4.1. Đối với người quản lý, phần mềm Lạc Việt SurePortal
- Nhanh chóng truyền đạt ý chí đến từng nhân viên chính xác (không nhân bản), đồng thời giúp người quản lý có thể điều hành trực tuyến, làm việc từ xa.
- SurePortal giúp kiểm soát dễ dàng toàn bộ công việc và trạng thái của từng công việc khi đã giao cho cấp dưới.
- Nhờ sự hỗ trợ của cổng thông tin điện tử SurePortal, nhà quản trị có thể nhanh chóng nhìn nhận được tình hình thông qua các báo cáo tổng hợp, từ đó sẽ dễ dàng ra quyết định chính xác và kịp thời.
- SurePortal giúp truyền đạt quan điểm, mục tiêu cũng như định hướng xuống từng nhân viên thông qua các thông báo hoặc ý kiến lãnh đạo; đồng thời nắm bắt được tình hình, nhu cầu, tâm tư nguyện vọng của nhân viên thông qua những ý kiến đóng góp từ nhân viên.
4.2. Đối với nhân viên, phần mềm Lạc Việt SurePortal
- Tiếp nhận đầy đủ, chính xác thông tin chỉ đạo từ lãnh đạo.
- Xử lý công việc nhanh chóng, chính xác vì các quy trình làm việc đã được tự động hóa, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất công việc.
- SurePortal giúp dễ dàng tìm kiếm các thông tin tài liệu, biểu mẫu cần thiết một cách chính xác.
- Dễ dàng tiếp nhận và chia sẻ thông tin, cũng như cộng tác làm việc với đồng nghiệp.
