BIỂU MẪU TÀI LIỆU

Trong công cuộc cách mạng chuyển đổi số, chữ ký điện tử và chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi và phổ biến. Tuy nhiên chữ ký điện tử cá nhân chỉ mới chiếm 1% trong tổng chữ ký số được cấp phát và tập trung ở một số ứng dụng nội bộ. Nhằm thúc đẩy ứng dụng chữ ký điện tử cá nhân được rộng rãi, bài viết sau sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về chữ ký điện tử cá nhân và các vấn đề liên quan:

1. Chữ ký điện tử cá nhân là gì?

Electronic signature hay còn gọi với tên là chữ ký điện tử: là những thông tin kèm theo dữ liệu (bao gồm văn bản, hình ảnh, video…) với công dụng là xác định dữ liệu.

Có thể nói một cách đơn giản dễ hiểu như sau: chữ ký điện tử là những thông tin đi kèm với dữ liệu điện tử, nhằm xác nhận chủ của dữ liệu và chấp thuận của người đó đối với nội dung được ký.

Chữ ký số điện tử cá nhân hay còn có tên gọi khác như Chữ ký số cá nhân cũng là một loại chữ ký điện tử.  Nó tương đương với chữ ký tay của cá nhân, được dùng với mục đích xác thực danh tính của người ký trong các trường hợp ký văn bản, tài liệu điện tử hay tham gia các giao dịch trực tuyến

Xem thêm: Chữ Ký Số “Con Dấu Điện Tử” Của Doanh Nghiệp

2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử cá nhân

Mặc dù hiện tại chữ ký điện tử cá nhân (chữ ký số cá nhân) chưa được sử dụng rộng rãi, do những thói quen vẫn còn tồn tại. Tuy nhiên, hiện tại với mục tiêu chuyển đổi số và số hóa đời sống, công việc và những ưu điểm nỗi bật của chữ ký điện tử mang lại. Mà chứ ký điện tử cá nhân ngày càng được ưa chuộng và áp dụng rộng rãi. Cùng điểm qua những lợi của chữ ký điện tử cá nhân mang lại:

- Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ: thay vì chờ đợi văn bản trình qua các phòng ban như hình thức truyền thống hiện tại  thì việc ký số sẽ giúp người dùng tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ khi chỉ cần 1 thao tác đơn giản là văn bản đã được ký duyệt.

- Giảm thiểu chi phí hành chính: ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm những khoản chi phí về việc in ấn tài liệu.

- Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng: hồ sơ đều đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm. Giúp người dùng dễ dàng quản lý và tra cứu tài liệu, tránh bị thất lạc.

- Ký duyệt mọi lúc mọi nơi: có thể ký số bất kỳ lúc nào ở bất cứ nơi đâu chỉ với 1 chiếc điện thoại cài ứng dụng.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử cá nhân

Theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT thì:

Xem thêm: Ký Duyệt Tài Liệu, Công Văn, Hợp Đồng Tại Nhà Với Chữ Ký Số

Qua đó chúng ta có thể thấy  chữ ký điện tử cá nhân (chữ ký số) có giá trị pháp lý trên tất cả các văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, hợp đồng mua bán hàng, hợp đồng đối tác,…

4. Hướng dẫn đăng ký và sử dụng chữ ký điện tử cá nhân

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token

Sau khi đặt mua chữ ký số từ các nhà cung cấp, người dùng thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token. Để nộp hồ sơ đăng ký cập chữ ký số qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.

Bước 2: Nhà cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân

Bước 3:  Cài đặt và kích hoạt USB Token

Sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp  thẩm định thành công. USB Token sẽ được gửi về đơn vị và tiến hàng cài đặt và kích hoạt USB để thực hiện ký số bằng USB Token

Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế

Bước 5:  Sau khi xác nhận thông tin, Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia sẽ trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế. Khi đó doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử các văn bản điện tử.

Hy vọng với những thông tin trên Sureportal có thể mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích.

Bài viết tham khảo:

• Những Trường Hợp Được Sử Dụng Chữ Ký Số
• Chữ ký số trong hợp đồng lao động
• Danh sách 16 đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng
• Cách kiểm tra, xác minh chữ ký số trên văn bản điện tử
• Những lỗi cơ bản khiến không ký được chữ ký số
• Thủ tục đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp